¿Quién no ha escuchado del pesar que es acomodar y asignar mesas en cualquier evento? Ahora es tu boda y te toca hacer esta tarea. Tendrás que poner las cartas sobre la mesa y lidiar con discusiones sobre quiénes se llevan y quiénes no, o decidir sobre quiénes quieres cerca o los que, con todo el dolor de tu corazón, enviarás cerca de los baños.
Índice de contenido:
Asignar lugares en las mesas para tus invitados
La asignación de mesas es aquel dolor de cabeza que tiene que llegar en algún momento de la planeación de tu boda, sucede cuando tus invitados están confirmados, comienzas a ordenar mesas decidiendo quién se sienta con quién; aquí inician las discusiones familiares y las estrategias para armar mesas de 11 o 12 personas ¡Todo un reto, créemelo!
Lista de invitados
Primero lo primero… Desde que hagas tu lista de invitados puedes ir dividiéndola, pero si ya la tienes lista es hora de organizarla por categorías: familia de él, familia de ella, amigos de él, amigos de ella, compañeros de él y compañeros de ella. Para facilitar aún más las cosas asigna un color a cada una de estas.
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Usa formatos
¡Sí! Cuando planeas tu boda debes ser la más ordenada del mundo. Crea un formato sencillo en Excel en donde tenga como mínimo lo siguiente: Apellido, Nombre, # de personas y # de mesa. Estas 4 columnas son básicas para armar mesa por mesa, apóyate de Excel y crea fórmulas automáticas para que cuadre el número de invitados confirmados con el número de asignados.
Tipo de mesas
Con ayuda de tu Wedding Planner será hora de decidir el tipo de mesa que deseas para tu evento, pueden ser redondas, mesas rectangulares, mesas imperiales o incluso un mix de estas. Con esto sabrás cuántas personas habrá por mesa y ayudará al catering y a los organizadores a hacer la distribución de las mesas dentro del lugar del evento.
Nombre a las mesas
Muchas parejas lo hacen, es más fácil hacer cambios en mesas con nombres que en aquellas que no lo tienen, selecciona nombres fáciles de recordar, esto ayudará a toda la familia una vez que les pases la lista para asignar sus propios invitados. Por ejemplo las mesas de tus amigos puedes llamarlas: Universidad, Trabajo o Infancia.
Colocación de las mesas
Es necesario tener a la mano el croquis de mesas cuando estés asignando. Mi mejor recomendación será asignar a las personas mayores alejadas de la pista y las bocinas, para que estén cómodos toda la celebración y no tengan que correr por el ruido tan fuerte que tienen cerca; por el contario asigna a tus amigos, primos y adultos jóvenes cerca y alrededor de la pista, pues así siempre estará llena con el mejor ambiente y tendrán mayor tolerancia al ruido.
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Mesas VIP y más
¡Sí! Todos tus invitados son igual de importantes, pero también es necesario mencionar que existen mesas que son VIP, estas son las mesas de los papás, abuelitos o personas muy trascendentales en su vida como pareja, por ello es importante marcarlos en la asignación y avisarles tanto al florista como al banquetero de estas: al primero para colocar el mejor arreglo floral en esas mesas y el segundo para mandar a los mejores meseros a ellas.
Es importante también marcar en la asignación de mesas todas las notas que el banquetero debe saber, esto incluye: menú de niños, menú kosher, menú vegano, no alcohol, no pescado, menú especial, etc.
Acomodo de invitados
Llegó la hora de la verdad y debes prepararte para estar frente a un mapa de distribución largas horas. Los colores de cada categoría de los invitados serán de gran ayuda para asignar las mesas, así que es muy recomendable hacerlo. Para este último punto debes tomar en cuenta algunos puntos clave:
- Los invitados de cada mesa deben de llevarse bien, y mejor si se conocen entre sí.
- Evita mezclar grupos, pues aunque quieras que socialicen tus invitados pueden sentirse incómodos.
- Trata de nivelar la cantidad de mujeres y hombres por mesa.
- Habla con tus papás el acomodo de sus amistades y compromisos.
- Los lugares cerca de la pista y los novios resérvalos para tu familia y tus amigos más cercanos.
- Evita poner a las personas mayores cerca de la pista y de las bocinas.
- Siempre contempla algunos lugares extra para los invitados de última hora.
Cancelaciones
Todos los proveedores te pedirán cerrar números de invitados una semana antes. De antemano te digo que no te frustres ni te enojes, tus invitados te van a cancelar días antes del evento, siempre pasa, pues salen imprevistos para todos que no tenían contemplados. ¡No te estreses, sé que ya está pagado, pero llegarán personas adicionales que no estaban en la lista y lo compensaremos, ustedes confíen en mí! Es una realidad, así que mejor espéralo desde ahorita.
Para acomodar a tus invitados puedes hacer listados o mejor si utilizas tarjetas o post-its, de esta manera podrás cambiar de opinión cuantas veces sea necesario. Revisa dos veces cada mesa y pide una segunda o tercera opinión para asegurar que todos estarán contentos, o por lo menos la mayoría.
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Cuando estés segura del acomodo toma una foto o apunta cada mesa para que después no haya dudas. Y recuerda tener paciencia y no dejar esta tarea hasta el final. También te recomendamos: ¡Atenta! Detalles de última hora para una boda perfecta.
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