5 tips infalibles para optimizar la asignación de las mesas

Es tedioso, es cansado, es complicado, es el proceso al que muchas parejas no quieren llegar, pero es tan NECESARIO, como el banquete mismo. La asignación de mesas es aquel dolor de cabeza que tiene que llegar en algún momento de la planeación, sucede cuando tus invitados están confirmados, comienzas a ordenar mesas decidiendo quién se sienta con quién; aquí inician las discusiones familiares y las estrategias para armar mesas de 11 o 12 personas ¡Todo un reto, créemelo! Por ello, el día de hoy, como Wedding Planner, te quiero dar 5 tips infalibles para optimizar la asignación de mesas. ¡Corre a anotarlos todos!

Foto: Kate Webber Photography
Foto: Kate Webber Photography

1. Formatos

¡Sí! Cuando planeas tu boda debes ser la más ordenada del mundo. Crea un formato sencillo en Excel en donde tenga como mínimo lo siguiente: Apellido, Nombre, # de personas y # de mesa. Estas 4 columnas son básicas para armar mesa por mesa, apóyate de Excel y crea fórmulas automáticas para que cuadre el número de invitados confirmados con el número de asignados.

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Foto: Only Once
Foto: Only Once

2. Nombre a las mesas

Muchas parejas lo hacen, es más fácil hacer cambios en mesas con nombres que en aquellas que no lo tienen, selecciona nombres fáciles de recordar, esto ayudará a toda la familia una vez que les pases la lista para asignar sus propios invitados. Por ejemplo las mesas de tus amigos puedes llamarlas: Universidad, Trabajo o Infancia.

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Foto: When He Found Her
Foto: When He Found Her

3. Colocación de las mesas

Es necesario tener a la mano el croquis de mesas cuando estés asignando. Mi mejor recomendación será asignar a las personas mayores alejadas de la pista y las bocinas, para que estén cómodos toda la celebración y no tengan que correr por el ruido tan fuerte que tienen cerca; por el contario asigna a tus amigos, primos y adultos jóvenes cerca y alrededor de la pista, pues así siempre estará llena con el mejor ambiente y tendrán mayor tolerancia al ruido.

Foto: The Great Romance
Foto: The Great Romance

4. Mesas VIP y más 

¡Sí! Todos tus invitados son igual de importantes, pero también es necesario mencionar que existen mesas que son VIP, estas son las mesas de los papás, abuelitos o personas muy trascendentales en su vida como pareja, por ello es importante marcarlos en la asignación y avisarles tanto al florista como al banquetero de éstas: al primero para colocar el mejor arreglo floral en esas mesas y el segundo para mandar a los mejores meseros a ellas.

Es importante también marcar en la asignación de mesas todas las notas que el banquetero debe saber, esto incluye: menú de niños, menú kosher, menú vegano, no alcohol, no pescado, menú especial, etc.

Foto: Harmony Loves
Foto: Harmony Loves

5. Cancelaciones

Todos los proveedores te pedirán cerrar números de invitados una semana antes. De antemano te digo que no te frustres ni te enojes, tus invitados te van a cancelar días antes del evento, siempre pasa, pues salen imprevistos para todos que no tenían contemplados. Mi tip como Wedding Planner que siempre le doy a mis clientes es el siguiente: ¡No te estreses, sé que ya está pagado, pero llegarán personas adicionales que no estaban en la lista y lo compensaremos, ustedes confíen en mí! Es una realidad, así que mejor espéralo desde ahorita.

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Foto: Only Once
Foto: Only Once

Asignar mesas no es una tarea fácil, así que dedica tiempo, ganas y mucha paciencia para que esta labor sea llevadera, no tan estresante y ágil para que puedas disfrutar tus últimos días de soltera tranquila y con toda la emoción presente. También lee: Las 8 tareas más importantes que, sí o sí, debe realizar tu wedding planner.

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