Cómo hacer el seating plan para tu boda ¡Acomoda a tus invitados con estilo!

Ha llegado uno de los momentos más esperados para los invitados de tu boda, la recepción, y todos se preguntan en dónde sentarse o a qué mesa fueron asignados, ¿por qué no decírselos de una manera creativa que muestre tu estilo y todo el trabajo que pusiste en ello?

Muchas novias piensan que el acomodo de las mesas para la recepción es de las tareas más difíciles y estresantes en la organización de su boda y es por eso que no hay que dejarlo hasta el final. Ésta también es una razón más para que tus invitados noten tu esfuerzo a través de seating plans creativos y únicos que pueden formar parte de la decoración de tu boda. Te sugerimos seguir estos 5 pasos para que te quede perfecto:

Foto: Our Labor of Love

Establecer un modus operandi y hacer un primer planning

Prepárate porque vas a necesitar de algunos materiales como cartulina, post it, tijeras, hojas y marcadores para empezar a organizar tu mapa provisional.

Debes tener ya asegurado el espacio para tu evento, dimensiones y posible orden de las mesas. También deberás tener una idea aproximada de los invitados que asistirán a tu enlace. Teniendo esto listo podrás sentarte a hacer tu planning con un croquis inicial sobre la distribución que tendrá el espacio.

Te recomendamos tener la lista de invitados confirmados, los cuales irás acomodando conforme te parezca mejor. Utiliza tus post it con el nombre de los invitados para tener un primer orden, pégalos poco a poco en las mesas que crees que estarán mejor y muévelos a tu antojo hasta dar con la organización final.

Foto: Chelsea Abril Photography

Trabajar con números de invitados aproximado

Lo ideal será tener tu lista definitiva de invitados, sino es así trabaja con un aproximado. Te podrás dar una idea de cómo quedará el trabajo final.

Toma en cuenta también a tu plan B de invitados, porque, aunque suene duro, ellos podrán salvar esos espacios que en determinado momento se vacíen si hay que hacer cambios de última hora.

Informa del tamaño y del número de personas por mesa a la empresa que contrataste para tu evento. Toma en cuenta el número total de invitados para tu croquis y la división de los asistentes. Normalmente en las bodas se utilizan las mesas redondas de 10 personas, aunque si quieres seguir las tendencias, puedes optar por combinar mesas redondas y rectangulares largas para variar un poco en el acomodo.

Foto: Heirlume Photography

Organizar a los invitados por mesa y por colores

Para empezar puedes hacer grupos de invitados como amigos, primos, ex compañeros de escuela,  asigna a cada grupo un color de post ir, será más fácil organizarlos y después podrás combinarlos o separarlos. ¡Tú decides!

La mesa principal que es donde van los padres y los padrinos, deberá de preferencia ser redonda para que todos se encuentren en el mismo nivel, los podrás identificar con el mismo color. Así se sentirán en confianza y podrán entablar conversación para no ser excluidos.

Acto seguido los abuelos y tíos abuelos se distinguirán con otro color. Aquí también puedes incluir tíos de mayor edad, toma en cuenta que todos tengan parentesco familiar o afinidades, para propiciar la convivencia.

Sigue con los tíos que tengan una diferencia de edad no mayor a diez años, aquí también podrás anexar primos con edad similar y que la relación sea muy cercana. Se sentirán en sintonía.

También lee: cómo hacer una buena lista de invitados. 5 tips para lograr el objetivo

Ahora la mesa de los primos que no son niños, pero tampoco lo suficientemente grandes para que vayan en la mesa de los tíos los identificarás con el mismo color. Ya sea que asistan solos a tu fiesta o acompañados todos tendrán cabida en el mismo lugar.

La mesa de los niños (hijos de hermanos, primos, tíos, amigos) puede ser una o más dependiendo del número de pequeños que haya en tu familia. Si el número es mayor puedes destinar otra mesa; no olvides tomar en cuenta los niños que provienen de otro círculo.

Para la mesa de tus amistades divídelos en amigos de la universidad, infancia, trabajo y asígnales un color; solo en caso de que el número de primos que tengas sea menor, puedes incluir aquí a este grupo sin ningún problema, ya que el rango de edad igual será muy similar.

Y como siempre pasa, habrá invitados que no tengan nada en común con los demás como para asignarles un grupo, en este caso puede ser alguien como tu instructor de tenis, algún profesor de la universidad que significó mucho para ti, tu jefe, compañeros de trabajo, tu médico, amigos de tus padres, etc., intenta ponerlos en mesas con personas que tengan el mismo tipo de carácter o que tengan cosas en común con ellos. Así será más fácil iniciar conversación y que se formen nuevas relaciones de amistad.

Nosotros te damos los tips, pero cada familia y situación es diferente. Si hay integrantes que no se lleven entre sí, procura acomodarlos en mesas diferentes para evitar algún percance. ¡Tú decides cuál será la mejor organización de tu planning!

Foto: Redfield Photography

Reestructurar las mesas a medida

Como en todo evento, siempre habrá personas que no podrán asistir y suelen avisar muy cerca de la fecha de tu boda cuando todo ya está listo, no te desesperes, tienes dos opciones: recurre a tu lista de personas que no pudiste invitar por falta de espacio o presupuesto y no te quedes con las ganas de verlos en tu fiesta y acomódalos de tal manera que se sientan cómodos. Con esto debes tomar en cuenta que tendrás que hacer un segundo envío de invitaciones.

Tu segunda opción será hacer un re acomodo total de mesas quitando o poniendo lugares y deberás avisar a la administración del espacio que contrataste sobre esta modificación para que el día especial quede totalmente listo. Recuerda siempre tener algunos lugares extras o una mesa entera reservada para las personas que lleguen de último minuto, es verdad que debes considerar que va a asistir el 80% de las personas que invitaste a tu boda, pero siempre hay gente que al final decide ir y sería muy desagradable no tener lugares disponibles para ellos.

Personalizar el seating plan en función de sus gustos

Si quieres darle un toque divertido a tu boda puedes hacer la personalización de las mesas de tus invitados tomando en cuenta sus gustos, preferencias y hobbies.

Si lo decides así, tendrás un seating plan muy original desde la llegada al recinto y tus invitados quedarán sorprendidos con tus increíbles ideas.

Puedes identificar tus mesas con nombres de películas, canciones, series, grupos musicales, celebrities, libros, etc. Incluye en el decorado de la mesa un detalle para hacer referencia a la temática, por ejemplo si es de cine utiliza la imagen de la película que hayas escogido para esa mesa en tu menú o algún detalle DIY. El seating plan no tiene por qué ser aburrido, existen miles de formatos que puedes adaptar a tu celebración. Una idea muy original es poner gemas con el nombre de tus invitados a la entrada al lugar para que encuentren su mesa fácilmente. Otra idea es aprovechar los recuerdos de la boda para hacer el seating plan, puedes poner un chart con tazas personalizadas con el nombre de tus invitados y el número de mesa, ellos podrán tomar su taza y acomodarse en la mesa marcada. Recuerda echar a volar tu imaginación y organizar el seating plan que mejor vaya a tu gusto y conveniencia.

 Hay un sinfín de opciones para presentar tu seating chart o seating plan. Estilos rústicos, vintage, o más modernos si lo prefieres, estilos coloridos o  más sobrios, de acuerdo con la estación del año; con un estilo monocromático, con etiquetas o con gráficos. Cualquiera que sea la opción que elijas, lo importantes es divertirse y escoger el estilo que más te guste y que quede con el estilo de tu boda.

Así que ya lo sabes, puedes invertir un poco más de tiempo en tu seating plan e incorporarlo en la decoración de tu boda y que tus invitados disfruten de buscar sus asientos y vean el trabajo invertido en ellos. Lo importante es que te diviertas mientras organizas tu boda y con cada detalle lograr tener la boda de tus sueños.

Foto: The Melideos

Experimenta con flores, listones, materiales súper innovadores y, al mismo tiempo, apuesta por escribir el nombre de los invitados de tu boda con distintos estilos tipográficos, tonalidades que conquisten, aplicaciones de brillos y diseños que se salgan de lo común. Es tu boda y las reglas las pones tú, así que no dudes en añadirle una pizca de creatividad a tu gran día.

Si quieres saber cómo será tu boda según la lista de invitados, te recomendamos hacer el siguiente test:

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