Por qué es importante confirmar la asistencia de los invitados a la boda

Para calcular todos y cada uno de los aspectos de tu boda, primero tienes que preguntarte: ¿Cuántos invitados SÍ irán a la boda? Por esto te contamos todo lo que necesitas saber sobre la confirmación de invitados

Por qué es importante confirmar la asistencia de los invitados a la boda
Foto: Cristina Civallero
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Una de las incertidumbres más grandes al organizar una boda es saber exactamente cuántas personas asistirán, y es que, en cuanto logres tener “este número” podrás tomar, sin titubeos, un sinnúmero de decisiones para tu boda.

Por esta razón, entrevistamos a Andrina Casazza, directora de Tinta Fina, un estudio que se dedica al diseño, impresión y producción para eventos sociales y empresariales, y de FACERE, una empresa dedicada a la organización de eventos y sobre todo de bodas (wedding planner). En conjunto, ambas firmas establecen tendencias con propuestas que van desde el diseño de una invitación hasta el evento completo.

Confirmación de asistencia de invitados

Andrina, en su rol de wedding planner, está realmente convencida que la confirmación de invitados es vital para el buen desempeño de una boda. “Esta confirmación no solo le sirve a la persona encargada de organizarlo, sino que también es una excelente herramienta para que los novios o anfitriones no gasten de más”. Descubre la herramienta gratuita para gestionar tus invitados de boda.

La confirmación de invitados puede ser realizada por cualquier persona realmente comprometida con el evento o los mismos novios sin embargo, Andrina nos comenta que “realmente recomienda contratar el servicio con personas especialistas. Del mismo modo, sugerimos que sea  una persona ajena al evento quien lleve a cabo la confirmación, de este modo, los invitados no se sienten presionados y son más honestos con su asistencia”. Está de más mencionar que debe hacerse en un tono cordial y amable y aunque la tecnología es lo de hoy, te recomendamos hacerlo por medio de una llamada a casa o celular, nunca por mensaje o chat.

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Datos necesarios para tu confirmación de invitados

Tinta Fina cuenta con un procedimiento establecido para la confirmación de invitados. “Para realizar una confirmación efectiva se recomienda elaborar un formato que sintetice toda la información de cada uno de los invitados. También, debe considerarse una columna que registre todas las anotaciones relevantes que se indiquen de cada invitado para así, una vez confirmados, hacer un resumen de asistencia, posible asistencia y los que no podrán asistir”.

  • Nombre
  • Número de acompañantes de dicha persona
  • Teléfonos de contacto
  • Dirección postal (para el envío de la invitación de boda impresa y pases de boda)
  • Anotaciones relevantes (intolerancias, alergias, etc.)

 También lee: Cómo hacer una buena lista de invitados de boda. 5 tips para lograr el objetivo

Foto: Carlos Elizondo

Foto: Carlos Elizondo

Beneficios de confirmar los invitados a tu boda

Los beneficios que te ofrece una oportuna y bien organizada confirmación de invitados son:

  • Saber cuántos son los invitados que asistirán, para poder entonces calcular sin merma el número de platillos, regalos, recuerdos, etc.
  • Poder invitar a personas que tenías contempladas en tu lista B
  • Asignar lugares y montar únicamente el mobiliario necesario
  • Recordar a tus invitados el código de vestimenta o datos importantes que no deben olvidar
  • Aclarar dudas de los invitados sobre el evento

También lee: Cómo reducir la lista de invitados de tu boda.

Además de estos beneficios, podrás dar un servicio más personalizado, ya que llamar a tus invitados te permitirá saber ciertas especificaciones como alergias a alimentos o necesidades particulares. Esto es un plus y la mejor manera de hacer sentir cómodos a tus familiares y amigos.

guardarFoto: Ana Luisa de la Torre
Foto: Ana Luisa de la Torre

Consejos para hacer tu confirmación de invitados

Si tienes el apoyo de un wedding planner, seguramente tiene claro los puntos a tratar, pero si por el contrario, tú serás la valiente que asuma tan importante tarea, asegúrate de no olvidar los siguientes aspectos:

  1. Debes dar puntualmente los datos del evento (de qué evento se está hablando, la fecha, lugar y hora).
  2. Tú has estipulado, por medio de las invitaciones, el número de invitados por familia, de este modo, debes confirmar la asistencia de la cabeza de familia y posteriormente las personas que la acompañan.
  3. Recordar datos importantes del evento (código vestimenta, si se puede asistir con niños, si es boda destino sugerir hoteles, etc.)
  4. En caso de que haya un menú alterno, será necesario preguntar si hay alergias a algún alimento o en su caso, ofrecer una elección entre dos opciones de platillos así.

“Es muy importante que una semana antes de la boda se tengan todas las confirmaciones”, recalcó nuestra experta, “la confirmación total de los invitados no se logra en el primer contacto, por lo que se debe tener muy buen control de las personas a las que ya se les habló y las que piden tiempo para confirmar. Toma en cuenta que la confirmación debe realizarse una semana después de haber entregado las invitaciones y debe ser fluida para que exista tiempo de incluir nuevos invitados al evento conforme haya cancelaciones”. ¡No olvides que el tiempo sugerido para la repartición de invitaciones es un mes y medio antes del evento!

También lee: Descubre los beneficios escondidos de contratar a una wedding planner.

En Zankyou, nuestro principal objetivo es aconsejarte como hacer más light la organización de tu boda, por eso en esta ocasión te recomendamos la contratación del servicio confirmación de invitados. Prepara una lista con nombres y números telefónicos actualizados, y deja todo en manos de expertos como Tinta Fina, mientras te dedicas a la preparación de otros detalles de tu boda.

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