Por qué es importante confirmar la asistencia de los invitados a la boda

Una de las incertidumbres más grandes al organizar una boda es saber exactamente cuántas personas asistirán, y es que, en cuanto logres tener “este número” podrás tomar, sin titubeos, un sinnúmero de decisiones.

Por esta razón, entrevistamos a Andrina Casazza, directora de Tinta Fina, un estudio que se dedica al diseño, impresión y producción para eventos sociales y empresariales, y de FACERE, una empresa dedicada a la organización de eventos y sobre todo de bodas (wedding planner). En conjunto, ambas firmas establecen tendencias con propuestas que van desde el diseño de una invitación hasta el evento completo.

Foto: Cristina Civallero
Foto: Cristina Civallero

Andrina, en su rol de wedding planner, está realmente convencida que la confirmación de invitados es vital para el buen desempeño de una boda. “Esta confirmación no solo le sirve a la persona encargada de organizarlo sino que también es una excelente herramienta para que los novios o anfitriones no gasten de más”.

Tinta Fina cuenta con un procedimiento establecido para la confirmación de invitados. “Para realizar una confirmación efectiva se recomienda elaborar un formato que sintetice toda la información de cada uno de los invitados: nombre, número de acompañantes de dicha persona y teléfonos de contacto. También, debe considerarse una columna que registre todas las anotaciones relevantes que se indiquen de cada invitado para así, una vez confirmados, hacer un resumen de asistencia, posible asistencia y los que no podrán asistir”.

También lee: 9 personas que no tendrías por qué invitar a tu boda.

Foto: Fer Juaristi
Foto: Fer Juaristi

La confirmación de invitados puede ser realizada por cualquier persona realmente comprometida con el evento o los mismos novios sin embargo, Andrina nos comenta que “realmente recomienda contratar el servicio con personas especialistas. Del mismo modo, sugerimos que sea  una persona ajena al evento quien lleve a cabo la confirmación, de este modo, los invitados no se sienten presionados y son más honestos con su asistencia”. Está de más decir que debe hacerse en un tono cordial y amable y aunque la tecnología es lo de hoy, te recomendamos hacerlo por medio de una llamada a casa o celular, nunca por mensaje o chat.

También lee: Cómo reducir la lista de invitados de tu boda.

Foto: Carlos Elizondo
Foto: Carlos Elizondo

“Así, los beneficios que te ofrece una oportuna y bien organizada confirmación de invitados son”:

  • Saber cuántos son los invitados que asistirán, así entonces calcular sin merma el número de platillos, regalos, recuerdos, etc.
  • Poder invitar a personas que tenías contempladas en tu lista B
  • Asignar lugares y montar únicamente el mobiliario necesario
  • Recordar a tus invitados el código de vestimenta o datos importantes que no deben olvidar
  • Aclarar dudas de los invitados sobre el evento

Además de estos beneficios, podrás dar un servicio más personalizado ya que, llamar a tus invitados te permitirá saber ciertas especificaciones como alergias a alimentos o necesidades particulares. Esto es un plus y la mejor manera de hacer sentir cómodos a tus familiares y amigos.

También lee: ¿Cómo organizar una boda exitosa? Todos los tips y trucos infalibles.

Foto: Ana Luisa de la Torre
Foto: Ana Luisa de la Torre

Si tienes el apoyo de un wedding planner, seguramente tiene claro los puntos a tratar, pero si por el contrario, tú serás la valiente que asuma tan importante tarea, asegúrate de no olvidar los siguientes aspectos:

  1. Debes dar puntualmente los datos del evento (de qué evento se está hablando, la fecha, lugar y hora).
  2. Tú has estipulado, por medio de las invitaciones, el número de invitados por familia, de este modo, debes confirmar la asistencia de la cabeza de familia y posteriormente las personas que la acompañan.
  3. Recordar datos importantes del evento (código vestimenta, si se puede asistir con niños, si es boda destino sugerir hoteles, etc.)
  4. En caso de que haya un menú alterno, será necesario preguntar si hay alergias a algún alimento o en su caso, ofrecer una elección entre dos opciones de platillos así.
Foto: María Escoto
Foto: María Escoto

“Es muy importante que una semana antes de la boda se tengan todas las confirmaciones”, recalcó nuestra experta, “la confirmación total de los invitados no se logra en el primer contacto, por lo que se debe tener muy buen control de las personas a las que ya se les habló y las que piden tiempo para confirmar. Toma en cuenta que la confirmación debe realizarse una semana después de haber entregado las invitaciones y debe ser fluida para que exista tiempo de incluir nuevos invitados al evento conforme haya cancelaciones”. ¡No olvides que el tiempo sugerido para la repartición de invitaciones es un mes y medio antes del evento!

También lee: Descubre los beneficios escondidos de contratar a una wedding planner.

Foto: Valeria Bross
Foto: Valeria Bross

En Zankyou, nuestro principal objetivo es aconsejarte como hacer más light la organización de tu boda, por eso en esta ocasión te recomendamos la contratación del servicio confirmación de invitados. Prepara una lista con nombres y números telefónicos actualizados, y deja todo en manos de expertos como Tinta Fina, mientras te dedicas a la preparación de otros detalles de tu boda.

Fotos de Cristina Civallero, Fer Juaristi, Carlos Elizondo, Ana Luisa de la Torre, Valeria Bross

Contacta con las empresas mencionadas en este artículo

Más información sobre

Escribe tu opinión

Las 10 quejas más comunes que tienen los invitados de boda: Que no te pase
Las 10 quejas más comunes que tienen los invitados de boda: Que no te pase
En todas las ceremonias pasa y, para que no te espantes, seguramente en la tuya también pasará; sin embargo puedes estar lista para sortear estas 10 quejas más comunes de los invitados. Pon atención y haz todo lo posible para que ellos, al igual que tú, lo pasen en grande.
5 cosas de la boda que pueden molestar a los invitados
5 cosas de la boda que pueden molestar a los invitados
Para que no tengas ni una sola duda, a continuación te contamos cuáles son las 5 cosas de la boda que pueden molestar a tus invitados.
Foto: Cassi Claire
Guestbook: Llévate el mejor recuerdo de los invitados en tu boda con estas ideas
¿Por qué no también guardar los buenos deseos de todos tus invitados y su participación en ese mágico día?

Crea gratis la web perfecta para tu boda

100% personalizable y con cientos de diseños para elegir. Ver más diseños >

¡Su empresa también puede estar en Zankyou!
Si tiene una empresa de bodas o es un profesional, Zankyou le ofrece la oportunidad de dar a conocer sus servicios a miles de parejas de novios que nos eligen para organizar su boda en 23 países. Más información