Las 8 tareas más importantes que, sí o sí, debe realizar tu wedding planner

Tener Wedding Planner es un valor agregado a tu boda, ¡sí! así como lo lees, porque no sólo será la guía que ayudará en el proceso, será también ese mejor amigo/amiga que estará contigo en los momentos importantes de la planeación, pero ten cuidado con considerar que hace otras tareas que no debe, por ello toma nota de las 8 tareas mínimas que sí o sí debe realizar tu Wedding Planner.

Foto: Cristian Salvatierra
Foto: Cristian Salvatierra
  1. Diseñar y conceptualizar 

Aunque tu Planner no sea Designer profesional, sí es su deber proponer el diseño de la celebración ¡OJO! No estoy hablando que sepa manejar programas especiales, pero sí, trabajar en el diseño de la boda es básico, desde definir el  tablero de Inspiración, la paleta de colores, el concepto de la boda, mantelería, diseño gráfico sugerido, protocolo, entre otros, es fundamental y es uno de sus primeros deberes.

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  1. Cotizar y prospectar

La tarea de tu Wedding Planner es cotizar con los proveedores aún cuando tu tengas el contacto directo con el mismo, justo por esa razón lo estás contratado para que sea el/ella la única persona de contacto para ti. Su deber es cotizar con al menos 3 proveedores de cada rubro.

Foto: Only Once
Foto: Only Once
  1. Asesorar 

Un buen Wedding Planner te asesora en el protocolo de la boda, esto va desde el horario elegido, las invitaciones, la etiqueta en la mesa, el código de vestimenta, la armonía o maridaje que debe existir, la composición floral, los elementos a considerar para la elección del menú, las medidas del estrado, los pros y contra de encarpar, entre otras muchas cosas. Como verás no sólo está contigo para decir que algo se ve lindo o feo, estará para el éxito de tu gran día.

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Foto: Valeria Bross
Foto: Valeria Bross
  1. Coordinar 

De sus tareas más importantes, coordinar va más allá de realizar las órdenes de servicio, coordinar significa, revisar cuestiones técnicas con proveedores, armar el layout de la boda, realizar visitas de inspección al lugar elegido las veces que sean necesarias para el éxito de la celebración, perseguir comprobantes de pagos con proveedores, realizar formatos de apoyo para la organización de la boda, entre otras.

Foto: Only Once
Foto: Only Once
  1. Confirmación de invitados

Éste punto varía dependiendo de cada Wedding Planner, pero lo ideal y lo que yo siempre recomiendo es que sea el Wedding Planner quien la realice, ¿Las razones?:

  • Mejor control en la lista de invitados, sólo el/ella o alguien de su staff sabrá al 100% quien asistirá o no.
  • A el/ella los invitados no dudarán en confirmar que no asiten, es básico que no seas tú la que realices la confirmación.
  • Cero caos en la asignación de mesas, gracias a una excelente confirmación de invitados.

También lee: Por qué es importante confirmar la asistencia de los invitados a la boda.

Foto: Jorge Kick
Foto: Jorge Kick
  1. Gran día

¡Sí! Tu Wedding Planner debe estar desde que el primer proveedor entra, aún cuando es boda destino y el montaje dura 3 o 4 días, un profesional en la materia sentirá el evento como propio, entiende perfecto que está contratado para ser tu voz y ojos en ese día tan importante. En el GRAN DÍA, además de estar con toda la disposición también está sonriendo porque ama su trabajo, tiene todo bajo control, está contigo apoyándote en cada momento y procura tanto tu bienestar como el de tu familia cercana. 

Foto: Inquadratura
Foto: Inquadratura
  1. Desmontaje

Dependiendo su logística y tipo de servicio, tu Wedding Planner debe estar al pendiente del desmontaje ya sea de manera presencial o por llamadas, saber que está ahí presente es básico para que puedas descansar como lo mereces.

  1. Y después… 

Lo ideal es que NO todo termine después de la boda, cuando te llevas bien con el/ella es difícil no extrañar a esa persona que estuvo contigo por tanto tiempo, siempre al pendiente, cuidando tus interés y a ti como persona. Si tu Wedding Planner hizo click contigo créeme que su relación como amigos después de la boda apenas comienza.

Foto: Only Once
Foto: Only Once

Tal vez pienses que en cantidad son pocas tareas pero la realidad es que cada una de ellas abarca grandes funciones y responsabilidades. Sigue el trabajo a fondo de tu Wedding Planner y asegúrate que realice éstas 8 tareas. ¡Son básicas y fundamentales! También te recomiendo: Una boda sencilla pero con estilo ¡en solo 5 pasos!

Fotos de Cristian Salvatierra, Valeria Bross, Inquadratura y Jorge Kick

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