El paso a paso que necesitas para hacer la mejor lista de invitados para tu boda

Hace una semana decidí escribir sobre la difícil tarea de cómo tomar la decisión de a quién invitar a la boda; a raíz de ese último artículo me han llamado muchísimo para asesoría de cómo hacer la lista perfecta. Una vez teniendo a los invitados en mente y la planeación viento en popa, es momento de hacer la lista de invitados formal, misma que estarán usando durante todos los meses de planeación ya que les sirve para llevar el conteo de los invitados. Hacer lista B de invitados, asignación de mesas e ver quién cancela y quién asiste a la boda es clave para las llamadas de confirmación es también súper importante.

Melissa Jill Photography
Melissa Jill Photography

Tener una lista perfectamente bien hecha es básico en la planeación de tu boda, les evitará muchos dolores de cabeza a ustedes como novios y a sus familiares. Hacerla tiene su chiste, no es un simple listado, deben ponerle mucho corazón y detalle, ¡entre más detalle mejor! Por eso que les dejo los 6 MUST para hacer la lista perfecta:

1.- Ser una novia ORGANIZADA no te quita tiempo, al contrario te lo ahorrará. Hacer la lista de último momento es uno de los problemas más comunes en la organización, así que desde el día uno abre un archivo en Excel, la puedes llamar “Lista de Invitados Final”, así evitaras que tengas mil versiones de la misma que no te servirán de nada (la puedes subir a la nube para que tú y tu novio la puedan ir modificando). En esta primera fase puedes poner los nombres y apellidos de los invitados que les darán invitación desde el principio. Es MUY importante que separen por celda el nombre y apellido.

Sally Pinera
Sally Pinera

2.- En este caso EXCEL será tu mejor amigo por los siguientes meses; es la hoja de calculo que amarás con locura por su dinamismo y facilidad de hacer tus listas. Si eres súper pro, hasta puedes graficar tu lista: sexo, densidad, edad, mesas etc… Lo más importante es que separes por celdas toda la información, las mas básicas son: (recomiendo que lo pongas en este orden, es decir de la A1, A2 y así sucesivamente)

* Título, ya que esta lista la mandaraás al rotulador de tus invitaciones, desde el: Lic.,  Sra., etc.

* Nombre (s)

* Apellido 1

* Apellido 2

* Extra, en esta celda pondrás si la invitación es familiar, ejemplo: Sr. Don Juan Pérez Sánchez y “Familia”, así el rotulador lo sabrá.

* Teléfono (no olvides LADA si no son de tu ciudad)

* Mail

* Dirección. Este campo tanto como el teléfono son indispensables, pues con esta celda se guiarán para la entrega de invitaciones y confirmación (no olvides código postal y delegación)

* Número de Invitados, este no puede faltar pues llevará el conteo de los invitados por invitación que entregarás (incluyendo niños)

* Niños, básico pues tendrás que pedir menú para ellos. OJO: no vayas a duplicar el numero final sumando los niños.

* Invitado de: novio o novia. Podrás llevar el control de cuántos invitados de cada lado asistirán (si no es indispensable para ustedes, pueden evitar esta columna)

* Número de Mesa. El propósito de la lista de invitados además de saber a quién invitar, es para asignar mesas, así que les recomiendo que hagan los grupos de invitados desde el principio y les asignaran su mesa en cuanto tengan su layout unos 4-5 meses antes de la boda, háganlo con este tiempo de anticipación para no trabajar extra y sumarle estrés a la boda 2 días antes.

* Confirmado. Aquí pueden poner un Sí o No, o bien Confirmado o Cancelado para tener su control de asistentes.

Tamara Gruner Photography
Tamara Gruner Photography

3.- Ortografía. Es básica para la rotulación de invitados; no olvides puntos, comas y acentos que su rotulador la copiara tal cual la entreguen.

4.- Filtros. Si alguien me conoce bien sabe que es uno de mis básicos, en Excel hay una función que se filtra la información deseada, les recomiendo seleccionar todos sus títulos de la línea A para filtrar todas las celdas y así les será mas fácil buscar algún invitado o filtrar según confirmaciones o cancelaciones. El que más usarán es el numero de mesa.

5.- Suma. No olvides sumar toda la columna de invitados para saber el total de ellos.

O'Malley Photographers
O’Malley Photographers

6.- Sólo ustedes podrán hacer la lista. Ni su wedding planner, ni su mamá o mejor amiga la podrá hace en su lugar, ya que son solo ustedes conocen a la perfección sus invitados y la información. No pidan ayuda en este tema.

Siguiendo estos 6 sencillos pasos, créanme, que serán los novios más felices en cuanto a mesas e invitados se refiere. TIP: impriman su layout en un plotter para visualizar su mapa en grande y ubicar las mesas perfecto y a los invitados que sentarán en ellas. Happy Planning!

Sally Pinera
Sally Pinera

También te recomiendo: 40 frases de amor increíbles para las invitaciones de boda, a quién invitar a la boda: 5 reglas de oro para seguir y 6 cosas que no te han dicho sobre los preparativos de tu boda.

Fotos de Sally Pinera, Melissa Jill Photography, Tamara Gruner Photography, O’Malley Photographers vía Style Me Pretty  

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