De la planeación a la acción: ¡el diario de una wedding planner!

La idea de que un wedding planner no hace tanta falta o que su trabajo no es tan necesario, suele aparecer en el ambiente de la organización de cualquier boda. Para que te hagas una idea de todo aquello a lo que se enfrentan, Vivian Cortés de Eventos Vilop, nos relató a manera de diario todo eso de lo que se hacen cargo para que tú te dediques a disfrutar tu día al máximo.

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Foto: Eventos Vilop

Semana 1

Hoy conoceré en persona a mi siguiente clienta, sé que cada una es distinta y especial por lo que siento algo de nervios pues tendré ante mí un nuevo reto: hacer del día de su boda un evento único y superar sus expectativas, para ello tengo que estar muy atenta a todo lo que me comenten ella y su futuro esposo, siempre tratando de hacer ese maravilloso ‘Click’  que me permitirá desde este momento tener una relación muy cercana con ellos y así  facilitar el proceso de diseño de la boda.

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Semana 2

Hoy enviaré mi propuesta y plan de trabajo. Sé que, como en muchas ocasiones, al final tendré que ajustar mis honorarios, ya que les parecerá un poco elevada la cantidad. No saben que esa cifra no es íntegra para mí, ni que a medida que avance el proceso de diseño de la boda surgirán muchos detalles y nuevas ideas, entonces quizá no me sea suficiente contratar sólo a mi asistente sino más personal.

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Semana 3

Estoy en espera de su respuesta para saber si firmaremos el contrato, de ser así tendremos por delante 9 meses de trabajo para que todo quede perfectamente diseñado y el día del evento los novios disfruten completamente.

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Semana 6

Viajo al D. F. para firmar el contrato. Junto con mi asistente trabajaremos a partir de este momento en el diseño de esta boda. Los novios piensan que aún falta mucho tiempo para su boda, pero nosotras sabemos que el tiempo pasa muy rápido y que este es el momento de comenzar a trabajar.

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Semana 8

Hoy tenemos cita con proveedores, al fin logré reunir a todos en un mismo día, me preparo mentalmente para esta jornada: cada proveedor presentará su propuesta de trabajo y debo estar muy atenta a lo que cada uno ofrece y tomar nota de ello pues comprendo que a mis clientes posiblemente se les escapen muchos detalles y yo seré quién les recuerde lo que cada proveedor les brinda, así ellos puedan elegir el que más se acomode a sus necesidades y expectativas.

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Semana 13

Los novios siguen indecisos acerca de los proveedores a elegir, yo no puedo darles la respuesta pues no sería profesional de mi parte, ya que todas las propuestas son buenas. Sin embargo, les ayudo a identificar los pros de cada proveedor para que así puedan elegir el que más se acerque a sus anhelos. Me preocupa que han pasado las semanas y aún no firman contratos con florista y fotografía, estos servicios son muy solicitados en el mes en que se casan y temo que alguien más pueda apartar la fecha.

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Por eso, con mucho tacto les escribo y les hago saber que estoy pendiente de la elección de proveedores, ellos lo agradecen y me hacen saber que al fin han tomado una decisión, ¡que alivio! Comienzo de inmediato a trabajar en los contratos con proveedores para enviárselos cuanto antes. En el proceso de planeación de la boda, pretendo ser un alivio para los novios y que ellos no tengan que preocuparse prácticamente por nada, pero a la vez procuro que estén totalmente involucrados, mi papel es orientarlos, no decidir por ellos.

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Semana 15

Hoy es el día de la degustación y conoceré a los papás de ambos, espero tener la misma química que con ellos. Este momento también implica completar varias tareas: debo estar totalmente concentrada en lo que el banquete ofrece y documentarlo con fotos como un respaldo, lo que me será de mucha utilidad el día de la boda. El tema de las flores supone para muchas novias un poco de estrés, pero con base en mi experiencia y con mucho tacto me atrevo a sugerirle a la florista que agregue o elimine algún tipo de flor o follaje, esto no siempre es tomado a bien por los proveedores pero mi trabajo es ser un apoyo para las parejas. Finalmente se logra entender el concepto que los novios desean y este tema queda definido.

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Un mes antes de la boda

Comienzo con las confirmaciones vía telefónica, ya que para lograr una organización exitosa de la boda es necesario conocer la cantidad de invitados que asistirán. Debo ser paciente y estar concentrada pues no es sencillo llamar a una lista de 400 personas o más en menos de 4 semanas. Es indispensable saber qué decir y cómo decirlo para que no se malinterpreten las palabras, llevar a cabo esta tarea requiere de mucho tiempo y además debo lidiar con los proveedores y otros detalle que surgen, como mesa de dulces, mesa de postres, recuerditos para cada invitado y una serie de detalles que han ido surgiendo de parte de la novia que parecía no estar tan involucrada pero en estas últimas semanas ha intensificado su participación en el diseño de su boda.

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Un día antes de la boda

Hay mil detalles y poco tiempo pero seguimos en nuestra labor, sé que este día trabajaremos hasta tarde en la oficina aunque tengo un excelente grupo de trabajo y nos apoyamos para sacar este evento adelante lo mejor posible. ¡Al fin logramos que los novios acaben con la asignación de mesas! Apenas si hemos tenido tiempo de comer algo y el día de mañana nos espera una larga jornada de trabajo de más de 20 horas, pero sabemos que no es momento de desistir sino de estar totalmente concentrados en el evento. Ya he reunido a todo mi equipo de apoyo y estudiamos el programa de la boda para que cada uno sepa su asignación. 

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El día de la boda

El trabajo aún no termina, apenas comienza. Ahora es el momento de llevar a la práctica cada detalle planeado, pero en el camino surgen muchos detalles e imprevistos y ninguno de ellos debe llegar a oídos de los novios, en compañía de mi equipo los solucionaremos. La novia está emocionada y nerviosa, verla así me ayuda a trabajar con más esmero para que todo salga muy bien. Estamos a unos minutos de que comience la ceremonia religiosa, mi asistente forma el cortejo y el resto del equipo de trabajo se distribuye para que todo salga en forma y a tiempo.

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Terminada la ceremonia religiosa es tiempo del cocktail, los novios están más relajados y yo comienzo a sentirme también más tranquila pues todo va marchando bien. Una vez que los novios han entrado al banquete las cosas comienzan a fluir más livianamente y se acerca uno de los momentos mas emotivos, su primer baile como esposos. Tras sortear imprevistos de los que los novios no se percataron, la noche va pasando, llegan las 4 a.m. pero parece que nadie está agotado y es por que la realidad ha resultado mejor que los sueños: valió la pena el tiempo invertido en organizar el mejor día de sus vidas.

La fiesta termina, comienza la historia

Los invitados comienzan a retirarse y están muy contentos porque se la pasaron muy bien, los padres de los novios nos agradecen el trabajo efectuado, al fin antes de retirarnos apoyamos a los novios en el traslado de sus pertenencias y llega el momento de despedirnos. Debo admitir que existe cierto sentimiento de melancolía.

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Al final nos queda la satisfacción y muchas experiencias que enriquecerán nuestro trabajo en eventos posteriores, a fin de agudizar nuestras habilidades para llevar a cabo la realización de los sueños de cada pareja, por complicados que puedan parecer en un principio.

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